Örizhetők-e a számviteli alapbizonylatok szkennelve, elektronikus formában?
A hatályos szabályzás szerint dönthet-e úgy egy cég: a
számviteli alapbizonylatait (bejövő számláit) szkennelés után
elektronikus formában őrzi meg. Ennek mik a feltételei, van-e
bejelentési kötelezettsége?
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (számviteli törvény) 169. § (5) és (6) bekezdései alapján: „Az
elektronikus formában kiállított bizonylatot – a digitális archiválás
szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével –
elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott
módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli
előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos
módosítás lehetőségét.”
„Az eredetileg nem elektronikus formában
kiállított bizonylatról – a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton
történő másolat készítésének szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével
– készített elektronikus másolattal az e törvény szerinti
bizonylatmegőrzési kötelezettség teljesíthető, ha a másolatkészítés
alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának
késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve
kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.” Az elektronikus
dokumentumok archiválásánál figyelemmel kell tehát lenni a digitális
archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet
rendelkezéseire.
Továbbá, a számviteli törvény 167. § (7) bekezdése
alapján a kontírozási információkat fizikailag vagy logikailag hozzá
kell rendelni a bizonylatokhoz, amely elektronikus nyilvántartással is
teljesíthető. Bármilyen megoldást is választanak, teljesülnie kell a
számviteli törvényben leírt alapelveknek, így a hozzárendelésnek
egyértelműnek, elválaszthatatlannak és utólag nem módosíthatónak kell
lennie.
Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) 78. § (8) alapján: „A
megőrzési kötelezettség az iratok eredeti példányára, vagy – ha azt
jogszabály nem zárja ki – eredeti példány hiányában a jogszabályban
előírt módon, elektronikus úton előállított hiteles másolatára
vonatkozik. Az adóigazgatási eljárásban az irat eredeti példánya – ha
annak megőrzését jogszabály nem írja elő, és adózó azzal nem rendelkezik
– nem kérhető.”
Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII.
törvény (áfatörvény) 179. § (1) és (2) bekezdései szerint minden
áfaalany köteles a birtokában levő vagy egyéb módon rendelkezésére álló
okiratot legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig
megőrizni. A megőrzési kötelezettség teljesíthető a papíralapon
kibocsátott okirat elektronikus formában történő megőrzésével is.
A
fentiek alapján elektronikus formában ugyan megőrizhetőek lennének a
bizonylatok, ám erre vonatkozón szigorú szabályoknak kell megfelelni,
így a szkennelés önmagában nem elegendő. A jogszabályi háttérről az
elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.)
Korm. rendelet (Rendelet) rendelkezik. A Rendelet 55. §-a határozza meg a
hiteles elektronikus dokumentum elkészítésének követelményeit, így
többek között az alábbiaknak kell megfelelni:
- képi vagy tartalmi megfelelés biztosítása,
- elektronikus másolat hitelesítési záradékkal történő ellátása,
- a másolatkészítéssel megbízott vagy arra feljogosított személyek körét belső szabályzatban kell meghatározni,
- rendelkezni kell a másolatkészítő rendszer olyan részletességű dokumentációjával, amelyből a rendszerrel szemben a Rendeletben megállapított követelmények teljesülése megállapítható, vagy a rendszer gyártója/forgalmazója által kiállított, a megfelelésre vonatkozó igazolással,
- rendelkezni kell a másolatkészítés eljárási és műszaki feltételeit, valamint a kapcsolódó felelősségi kérdéseket tartalmazó másolatkészítési szabályzattal,
- a másolaton minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus bélyegzőt vagy elektronikus aláírást kell elhelyezni, amely elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető.
A Rendelet 56. §-a alapján automatikus másolatkészítésre is lehetőség van, ami azt jelenti, hogy a tartalmi ellenőrzést nem kell minden dokumentumnál elvégezni, elegendő csupán véletlenszerű mintavételezéssel meggyőződni arról, hogy a másolatkészítés rendben zajlik. Az automatikus másolatkészítés során a fentieken túl az alábbiakat kell biztosítani:
- a másolatkészítés zárt rendszerben történik,
- a másolatkészítő rendszer műszaki és szervezési megoldással biztosítja a másolat olvashatóságát, › mintavételes ellenőrzést végeznek a képi vagy tartalmi egyezőség biztosítása céljából,
- a záradék tartalmazza az automatikus másolatkészítés tényét.
A
fentieket összefoglalva, amennyiben bizonylatokat kizárólag
elektronikusan kívánnak megőrizni, úgy a fenti feltételeknek meg kell
felelniük. Amennyiben az eredetileg nem elektronikus formában kiállított
számviteli bizonylatok elektronikus formában nem őrizhetőek meg – mert
az ehhez szükséges jogszabályi feltételeknek nem tudnak megfelelni –,
akkor azokat papíralapon kell megőrizni a törvények által előírt
határidőig. Ebben az esetben viszont a papíralapú bizonylathoz kell a
kontírozási információt egyértelmű, az utólagos módosítás lehetőségét
kizáró módon fizikailag vagy logikailag hozzárendelni. Továbbá, a
papíralapú számlák eredetének hitelességét, tartalmának sértetlenségét
és olvashatóságát kell biztosítani.
Az Art 1. számú mellékletének 1.13. pontja alapján:
„Az
állami adó- és vámhatósághoz be kell jelenteni az adózó iratai,
elektronikus alapon rendelkezésre álló bizonylatai és nyilvántartásai
őrzésének helyét, ha az nem azonos az adózó székhelyével vagy
lakóhelyével, valamint ha bizonylatot, könyvet, nyilvántartást online
hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg, ezt a tényt.”
Forrás: adózóna